Quanto custa um funcionário para uma pequena empresa

Na hora de contratar o primeiro funcionário, muitos donos de pequenas empresas pensam só no salário. Mas um empregado com carteira assinada custa bem mais que isso: tem FGTS, 13º, férias com o terço, benefícios e, conforme o regime tributário, contribuições sobre a folha. Saber o custo real antes de contratar evita aperto no caixa em dezembro e nos meses de férias. Veja a conta completa, com exemplos de 2026.

O que compõe o custo

1. O salário. O valor registrado na carteira, que não pode ser menor que o salário mínimo (R$ 1.621,00 em 2026) nem que o piso da convenção coletiva da categoria.

2. O FGTS. 8% sobre a remuneração, todo mês, em qualquer regime. O dinheiro vai para a conta do empregado.

3. As contribuições sobre a folha. Dependem do regime tributário:

4. As provisões. Todo mês, a empresa deve separar 1/12 do salário para o 13º e 1/12 para as férias, mais o terço. Sobre essas provisões também incidem FGTS e, quando for o caso, INSS patronal.

5. Os benefícios. Vale-transporte (a empresa paga o que passar de 6% do salário), vale-refeição, plano de saúde e outros que a empresa ofereça ou que a convenção exija.

O mesmo salário em cada regime

Para um salário de R$ 2.200,00, sem benefícios:

A diferença entre o Simples e o Lucro Presumido é de R$ 730,52 por mês para um único funcionário. É um dos motivos pelos quais o Simples é tão usado por pequenas empresas.

Exemplo completo: vendedora numa loja do Simples

Salário de R$ 2.200,00, vale-transporte que custa R$ 300,00 no mês, vale-refeição de R$ 550,00 e provisão da multa do FGTS para uma futura demissão:

PROVENTOS

Salário2.200,00

FGTS176,00

└ 2.200,00 × 8%

Provisão de 13º183,33

└ 2.200,00 ÷ 12

Provisão de férias + 1/3244,44

└ 2.200,00 ÷ 12 × 4/3

Encargos sobre as provisões34,22

└ 427,77 × 8%

Provisão da multa do FGTS88,00

└ 2.200,00 × 4% (referência)

Vale-transporte (parte da empresa)168,00

└ 300,00 − 6% do salário

Vale-refeição / alimentação550,00

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Custo por mêsR$ 3.643,99

Ela custa 1,66 vez o salário: R$ 3.643,99 por mês, R$ 43.727,88 por ano. O vale-transporte, por exemplo, custa R$ 300,00, mas a empresa só paga R$ 168,00, porque desconta 6% do salário da funcionária (R$ 132,00).

Custo por hora: o número para formar preço

Para quem vende serviços ou produtos, o número mais útil é o custo por hora produtiva. Uma jornada de 220 horas não vira 220 horas de trabalho produtivo: descontando férias, feriados, treinamentos e tempo ocioso, muitos negócios trabalham com cerca de 150 horas produtivas por mês. Para a vendedora sem a provisão da multa (R$ 3.555,99 por mês), cada hora produtiva custa cerca de R$ 23,71. É esse valor que o preço dos produtos e serviços precisa cobrir, antes do aluguel, dos impostos sobre vendas e do lucro.

Dezembro e as férias: onde o caixa aperta

Quem não provisiona sente o custo concentrado em dois momentos:

• Novembro e dezembro: as duas parcelas do 13º, um salário inteiro a mais para cada empregado, mais os encargos.
• Mês de férias de cada funcionário: o salário das férias com o terço, pago antes do descanso, e muitas vezes alguém para cobrir a ausência.

A saída é separar, todo mês, o valor das provisões numa conta própria. Com um funcionário de R$ 2.200,00, são cerca de R$ 427,77 por mês. Quando chegar dezembro, o dinheiro já estará lá.

E o MEI?

O MEI pode ter um empregado, que receba um salário mínimo ou o piso da categoria. Os encargos são menores: 3% de INSS patronal e 8% de FGTS. Com salário mínimo e vale-transporte de R$ 250,00, o custo mensal é de R$ 2.301,91. Leia o guia completo em MEI pode contratar funcionário?.

Um exemplo de planejamento anual

Uma loja do Simples que contrata a vendedora do exemplo em janeiro terá, ao longo do ano:

• 12 salários de R$ 2.200,00: R$ 26.400,00;
• o 13º em novembro e dezembro: R$ 2.200,00;
• as férias com o terço no mês do descanso (depois do primeiro ano completo, ou proporcionais na saída);
• FGTS de 8% todo mês e sobre o 13º;
• vale-transporte e vale-refeição todos os meses.

Somando tudo pelo custo mensal da calculadora, o ano fica perto de R$ 43.727,88. Se a vendedora aumenta as vendas em mais que isso, com a margem de lucro dos produtos, a contratação se paga. Se não, vale repensar a função, o horário ou o momento de contratar.

Contratar ou terceirizar?

Algumas funções podem ser terceirizadas: limpeza, contabilidade, marketing, entregas. A terceirização tira da empresa a folha e os encargos, mas tem o custo do contrato e menos controle sobre o serviço. Desde a reforma de 2017, a terceirização é permitida em qualquer atividade, inclusive a principal, desde que a empresa contratada seja idônea e respeite os direitos dos seus empregados; a empresa que contrata responde subsidiariamente se a terceirizada não pagar.

Custos que não aparecem na conta

• Exames médicos admissional, periódicos e demissional.
• Uniformes e equipamentos de proteção.
• Treinamento e o tempo até o novo funcionário render.
• Contabilidade e sistema de folha.
• Reajuste anual da convenção coletiva, que aumenta todos os itens proporcionalmente.
• Rescisão: aviso prévio, férias proporcionais e a multa de 40% do FGTS, se a demissão for sem justa causa.

CLT, PJ ou autônomo?

Contratar como PJ ou autônomo quem trabalha com horário fixo, subordinação, pessoalidade e de forma contínua é um risco: a Justiça do Trabalho pode reconhecer o vínculo e cobrar todos os direitos do período, com FGTS, férias, 13º e multas. Para uma função de rotina, dentro da empresa, o registro em carteira costuma ser mais barato do que o passivo de uma ação trabalhista. Para projetos pontuais, sem subordinação, um prestador de serviço pode fazer sentido.

Reajuste anual

Todo ano, na data-base da categoria, a convenção coletiva define o reajuste dos salários. Como os encargos e as provisões são proporcionais ao salário, um reajuste de 5% aumenta em quase 5% o custo total do funcionário. Inclua essa previsão no planejamento do ano, junto com o aumento dos benefícios, como o vale-refeição.

Checklist antes de contratar

1. Descubra o piso e os benefícios obrigatórios na convenção coletiva da categoria.
2. Calcule o custo mensal e anual no seu regime tributário.
3. Confirme que o faturamento extra (ou a economia de tempo) cobre esse custo com folga.
4. Separe as provisões de 13º e férias desde o primeiro mês.
5. Organize o registro: eSocial, ponto, holerites e recolhimentos.

Perguntas rápidas

Quanto custa um funcionário que ganha um salário mínimo? No Simples, sem benefícios, cerca de 1,3 vez o salário; com vale-transporte e vale-refeição, mais.

O Simples paga INSS sobre a folha? Nos Anexos I, II, III e V, não: a contribuição está no DAS. No Anexo IV, sim.

Preciso pagar vale-transporte? Sim, para quem precisa de transporte para ir ao trabalho e pede o benefício. A empresa pode descontar até 6% do salário.

E se eu contratar por meio período? O salário e os encargos são proporcionais às horas, respeitando o mínimo por hora e o piso da categoria.

Vale-refeição é obrigatório? Não pela CLT, mas muitas convenções coletivas obrigam. Confira a da sua categoria.

Para acompanhar a folha do mês, use a folha de pagamento simplificada. Se você está do outro lado da mesa, avaliando uma proposta, leia CLT ou PJ: como comparar.