Calculadora de custo de funcionário 2026

O salário é só uma parte do custo

Quem contrata pela primeira vez costuma se assustar com a diferença entre o salário combinado e o custo real. Além do salário, a empresa paga o FGTS, reserva dinheiro para o 13º e as férias e, conforme o regime tributário, recolhe contribuições sobre a folha. Os benefícios, como vale-transporte, vale-refeição e plano de saúde, entram por cima.

O mesmo salário em cada regime

Salário de R$ 3.000,00, sem benefícios, com RAT de 2% e terceiros de 5,8%:

No Simples, o custo fica em 1,29 vez o salário, porque o INSS patronal está dentro do DAS. No Anexo IV, sobe para 1,55. No Lucro Presumido ou Real, com INSS patronal, RAT e terceiros, chega a 1,62 vez o salário: R$ 996,16 a mais por mês que no Simples.

De onde vem cada parte

• FGTS: 8% da remuneração, em todos os regimes. Vai para a conta do empregado.
• INSS patronal: 20% da folha no Lucro Presumido, no Real e no Anexo IV do Simples; 3% para o MEI; zero nos demais anexos do Simples, em que já está no DAS.
• RAT: de 1% a 3%, conforme o risco da atividade.
• Terceiros: cerca de 5,8% (Sistema S, salário-educação e Incra) no Lucro Presumido e no Real.
• Provisão de 13º: 1/12 do salário por mês.
• Provisão de férias: 1/12 do salário por mês, mais o terço constitucional.
• Encargos sobre as provisões: o 13º e as férias também pagam FGTS e, nos regimes com contribuição patronal, INSS.

Exemplo com benefícios

Empresa do Simples, salário de R$ 2.400,00, vale-transporte que custa R$ 330,00 no mês, vale-refeição de R$ 600,00, plano de saúde de R$ 280,00 e provisão da multa do FGTS:

Repare no vale-transporte: com salário de R$ 2.400,00, o empregado paga até 6% (R$ 144,00), e a empresa, o restante do custo de R$ 330,00.

MEI com um funcionário

O MEI pode ter um empregado, que receba um salário mínimo ou o piso da categoria. O custo inclui 3% de INSS patronal e 8% de FGTS. Com salário mínimo de R$ 1.621,00 e vale-transporte de R$ 250,00, o custo mensal é de R$ 2.301,91. Todo o recolhimento é feito pelo eSocial, numa guia própria.

Quanto custa uma hora de trabalho

Para formar preço, o número que importa é o custo por hora produtiva. Uma jornada de 220 horas no mês não vira 220 horas de trabalho faturável: descontando férias, feriados, treinamentos e tempo parado, muitos negócios trabalham com algo perto de 150 horas produtivas por mês. No exemplo do Simples, com custo de R$ 3.870,00, cada hora produtiva custa cerca de R$ 25,80. Esse é o piso que o preço do serviço precisa cobrir antes de pagar aluguel, impostos e lucro.

Piso da categoria e convenção coletiva

O salário não pode ficar abaixo do piso definido na convenção coletiva da categoria, que muitas vezes é maior que o salário mínimo. A convenção também pode obrigar benefícios, como vale-refeição, cesta básica ou seguro de vida, e define o reajuste anual. Antes de contratar, descubra qual sindicato representa a sua atividade na sua cidade e leia a convenção em vigor.

CLT, PJ ou autônomo?

Contratar como PJ ou autônomo alguém que trabalha com horário, subordinação, pessoalidade e de forma contínua é arriscado: a Justiça do Trabalho pode reconhecer o vínculo e cobrar todos os direitos do período, com FGTS, férias, 13º e multas. Para quem cumpre rotina de empregado, o registro em carteira costuma sair mais barato do que o passivo de uma ação trabalhista.

Reajuste e dissídio

Todo ano, na data-base da categoria, os salários são reajustados pela convenção coletiva. Ao planejar o ano, some a esse reajuste o aumento proporcional dos encargos e das provisões: um reajuste de 5% no salário aumenta em 5% quase todo o custo do funcionário.

Custos que a calculadora não inclui

• Exames admissional, periódicos e demissional.
• Uniformes, equipamentos de proteção e ferramentas de trabalho.
• Treinamento, tempo de adaptação e rotatividade.
• Horas extras, adicionais e reajustes da convenção coletiva.
• Custos de contabilidade e de sistemas de folha.

Erros comuns de quem contrata

• Orçar só o salário. Mesmo no Simples, o custo passa de 1,3 vez o salário.
• Esquecer as provisões. Dezembro, com o 13º, e os meses de férias apertam o caixa de quem não guardou.
• Confundir o anexo do Simples. Empresas do Anexo IV pagam INSS patronal à parte.
• Ignorar a convenção coletiva. Pisos, benefícios obrigatórios e reajustes da categoria mudam o custo.

Para acompanhar a folha do mês, use a folha de pagamento simplificada. Se você é MEI, confira o DAS e o limite de faturamento.