Folha de pagamento simplificada 2026
Monte a folha do mês da sua pequena empresa: proventos, INSS, IR, vale-transporte, faltas, líquido e FGTS de cada funcionário, e o custo total.
Os dados que você digitar ficam só neste navegador, neste aparelho. Nada é enviado para servidor nenhum.
Ferramenta de conferência. Os valores são estimados e não substituem o sistema de folha, o eSocial nem a orientação do seu contador.
O que é a folha de pagamento
A folha de pagamento é o fechamento mensal do que cada funcionário recebe e do que a empresa recolhe. Para cada pessoa, somam-se os proventos (salário, horas extras, adicionais) e subtraem-se os descontos (INSS, IR, vale-transporte, faltas e outros autorizados). Do lado da empresa, entram o FGTS e, conforme o regime, as contribuições patronais.
Como cada coluna é calculada
- Proventos: salário + horas extras a 50% (salário ÷ 220 × 1,5 × horas).
- Faltas: salário ÷ 30 × dias de falta.
- INSS: tabela progressiva de 2026 sobre proventos menos faltas.
- IRRF: tabela mensal com o desconto simplificado, quando for melhor, e o redutor da Lei 15.270/2025.
- Vale-transporte: 6% do salário para quem usa o benefício.
- FGTS: 8% da remuneração, depositado pela empresa, sem desconto do funcionário.
Exemplo: uma loja com 3 funcionários
Empresa do Simples Nacional. Ana ganha R$ 2.200,00, fez 6 horas extras e usa vale-transporte. Bruno ganha R$ 1.850,00, faltou 1 dia sem justificativa e usa vale-transporte. Carla, gerente, ganha R$ 5.600,00 e tem um dependente.
| Funcionário | Proventos | INSS | IRRF | Líquido | FGTS |
|---|---|---|---|---|---|
| Ana (vendedora) | R$ 2.290,00 | R$ 181,79 | R$ 0,00 | R$ 1.976,21 | R$ 183,20 |
| Bruno (estoque) | R$ 1.850,00 | R$ 136,63 | R$ 0,00 | R$ 1.540,70 | R$ 143,07 |
| Carla (gerente) | R$ 5.600,00 | R$ 585,51 | R$ 185,11 | R$ 4.829,38 | R$ 448,00 |
| Totais | R$ 9.740,00 | R$ 903,93 | R$ 185,11 | R$ 8.346,29 | R$ 774,27 |
O custo do mês para a empresa é de R$ 10.452,60: a remuneração mais o FGTS. No Simples, não há INSS patronal à parte. Carla, com salário acima de R$ 5 mil, paga IR reduzido pelo redutor de 2026; Ana e Bruno não pagam IR.
Quem deve fazer a folha
A responsabilidade é da empresa, mesmo que o trabalho seja feito pelo contador. Por isso, vale entender cada linha: se um valor estiver errado, é a empresa que responde perante o funcionário e a fiscalização. Uma conferência mensal simples, como a desta ferramenta, pega a maior parte dos erros antes do pagamento, quando ainda é fácil corrigir.
O calendário do mês
- Até o 5º dia útil: pagar os salários do mês anterior.
- Até o dia 15 do mês seguinte, em geral: enviar os eventos da folha ao eSocial (o prazo exato depende do evento).
- Até o dia 20: recolher o FGTS pelo FGTS Digital e o INSS e o IR retido pela guia da DCTFWeb.
- Até 30 de novembro e 20 de dezembro: pagar as parcelas do 13º.
O holerite que o funcionário recebe
Todo pagamento precisa de um recibo, o holerite ou contracheque, com os proventos, os descontos, o líquido e as bases de INSS, FGTS e IR. O funcionário assina (ou confirma o recebimento eletrônico) e a empresa guarda o documento. Recibos organizados são a principal defesa da empresa numa discussão trabalhista, e ajudam o funcionário a conferir o que recebeu.
Adiantamento quinzenal
Muitas empresas pagam um adiantamento, em geral 40% do salário, por volta do dia 20. Ele não muda os descontos do mês: no fechamento, o valor adiantado aparece como desconto no holerite final. Se você usa adiantamento, lembre de descontá-lo do líquido desta ferramenta, que mostra o mês inteiro.
Checklist mensal para pequenas empresas
- Fechar o ponto do mês e conferir horas extras e faltas.
- Calcular a folha e conferir cada holerite.
- Pagar os salários até o 5º dia útil.
- Enviar a folha ao eSocial (ou passar os dados ao contador).
- Recolher o FGTS e as guias de INSS e IR até o dia 20.
- Guardar recibos, espelhos de ponto e comprovantes de pagamento.
Quando a planilha deixa de dar conta
Com dois ou três funcionários, uma planilha e o apoio do contador costumam resolver. Com mais gente, horas extras frequentes, comissões e escalas, o controle manual começa a gerar erros: horas esquecidas, descontos lançados em dobro, prazos perdidos. Nessa fase, um sistema que junte ponto, folha e financeiro economiza tempo e evita passivo trabalhista. Os dados desta ferramenta podem ser exportados em CSV para levar a outra planilha ou sistema.
O que esta ferramenta não faz
Ela é uma conferência rápida para quem tem poucos funcionários. Não calcula DSR sobre horas extras, adicionais noturno, de insalubridade ou de periculosidade, comissões, férias, rescisões, afastamentos, pensão alimentícia nem as regras da convenção coletiva. Também não gera os arquivos do eSocial. Para a folha oficial, use o seu contador ou um sistema de folha.
Erros comuns em pequenas empresas
- Pagar “por fora”. Valores fora da folha não têm FGTS nem INSS e geram passivo trabalhista.
- Esquecer o reflexo das horas extras. Horas extras habituais refletem no DSR, no 13º e nas férias.
- Descontar vale-transporte de quem não usa. O desconto só vale para quem optou pelo benefício.
- Atrasar o FGTS. Além de multa, o atraso pode levar o empregado a pedir a rescisão indireta.
Para planejar uma contratação, veja quanto custa um funcionário. Para conferir o salário de uma pessoa, use a calculadora de salário líquido.
Perguntas frequentes
Meus dados ficam salvos onde?
Só no seu navegador, neste aparelho, no armazenamento local (localStorage). Nada é enviado para servidores. Se você limpar os dados do navegador ou usar o botão Apagar dados, tudo some.
Esta ferramenta substitui o sistema de folha?
Não. Ela serve para conferir e planejar. A folha oficial precisa ser enviada ao eSocial, com todas as rubricas, e os tributos recolhidos pelas guias da DCTFWeb e do FGTS Digital. Em geral, isso é feito pelo contador ou por um sistema de folha.
Até quando devo pagar os salários?
Até o 5º dia útil do mês seguinte ao trabalhado (art. 459 da CLT). Se houver adiantamento, ele costuma ser pago por volta do dia 20.
E o FGTS e o INSS?
O FGTS é recolhido pelo FGTS Digital e o INSS e o IR retido, pela guia da DCTFWeb. Em geral, os dois vencem no dia 20 do mês seguinte, antecipando para o dia útil anterior quando cai em fim de semana ou feriado. Confira os prazos com o seu contador.
Como a falta é descontada?
A ferramenta desconta salário ÷ 30 por dia de falta. Na folha real, a falta injustificada também pode levar o descanso semanal da semana, o que aumenta o desconto.
Por que o custo da empresa é maior que o bruto?
Porque, além dos salários, a empresa deposita 8% de FGTS e, fora do Simples (ou no Anexo IV), paga contribuições sobre a folha. A ferramenta mostra o custo do mês sem as provisões de 13º e férias; para essas, use a calculadora de custo de funcionário.
Tabelas atualizadas em 28/09/2026. Resultado estimado: convenções coletivas, faltas, adicionais e outras particularidades podem alterar os valores. Os cálculos não substituem um contador ou advogado. Como os cálculos são feitos.